C'est quoi une avance ?
L'avance sur les réservations en ligne permet de demander aux clients le paiement de tout ou d'une partie du prix de la prestation au moment de la réservation en ligne afin de confirmer la prise de rendez-vous.
Le paiement étant validé dès la prise de rendez-vous, l’avance n’a donc pas de durée de validité. Elle est directement associée à la réservation effectuée par le client.
Dès lors que l'avance aura été configurée pour une prestation, le client aura 2 options pour confirmer la réservation de sa prestation :
- Payer une partie maintenant et le reste sur place, une fois la prestation réalisée.
- Payer la totalité tout de suite en ligne.
Quels sont les avantages d'une avance ?
- Utiliser l'avance sur vos prestations réservées en ligne vous permet de réduire considérablement votre taux de rendez-vous annulés ou non honorés.
- En effet, une fois votre client engagé avec une avance, il sera moins susceptible de ne pas se rendre à son rendez-vous.
- Et en cas de rendez-vous annulé ou non honoré, l'avance vous garantira alors le paiement d'un montant minimum.
Comment encaisser le reste à payer d'une prestation avec avance ?
En vous rendant sur la fiche Rendez-vous, vous accéderez au détail du montant réglé via l'avance et du reste à payer.
- Si vous n'avez pas la caisse Planity : cliquez sur le bouton "Reste à payer" (encadré en rouge)
- Si vous avez la caisse Planity, faites comme d'habitude. Cliquez sur "Encaisser" en bas à droite, puis sélectionnez le moyen de paiement et générez votre ticket. Le ticket détaillera le montant réglé en avance et le montant réglé sur place.
Que faire si un rendez-vous n'a pas été honoré ou a été annulé ?
Depuis la fenêtre du rendez-vous, vous pouvez indiquer :
- si le rendez-vous n'a pas été honoré en cliquant sur le bouton Pas venu
- si le rendez-vous a été annulé en cliquant sur le bouton Supprimer.
Dans les 2 cas, une fenêtre apparaitra pour vous demander si vous souhaitez, ou non appliquer la pénalité à votre client.
Si la pénalité s'applique, les frais liés à la transaction ne seront pas remboursés au client.
Peut-on rembourser une avance ?
Il y a plusieurs cas où l'avance peut être remboursée :
- Si vous annulez un rendez-vous pendant la période d'annulation gratuite (via le bouton supprimer sur la fiche rendez-vous).
- Si vous souhaitez rembourser la prestation une fois réalisée et donc l'avance aussi.
Si vous avez la caisse, il faudra cliquer sur le bouton Rembourser du ticket après réalisation de la prestation.
Si vous n'avez pas la caisse, un bouton Rembourser l'avance apparaitra une fois le rendez-vous terminé.