🇫🇷 Comment ouvrir / fermer sa caisse en France ?

La gestion de votre caisse vous permet de suivre l’ensemble des dépôts d'espèces et des retraits pour conserver un suivi précis de ces encaissements. Découvrez dans cet article, les principales fonctionnalités disponibles pour gérer votre caisse au quotidien, de l’ouverture à la clôture de vos sessions.

Comment accéder à l'onglet d'ouverture et fermeture de caisse ?

Pour ouvrir et fermer votre caisse, rendez-vous sur l'onglet "Suivi espèces" en suivant ce chemin :

1. Cliquez sur "Caisse" en haut de votre écran
2. Puis cliquez sur "Transactions" sur la gauche de votre écran
3. Et enfin, cliquez sur "Suivi espèces"

Comment ouvrir la caisse ?

Les sessions de caisse sont liées au jour d'encaissement et ne peuvent pas être antidatées ou rouvertes pour enregistrer un paiement sur une date passée.

Si un rendez-vous a eu lieu un jour précédent mais n'a pas été encaissé ou que la cliente paye d'avance, l'encaissement doit être effectué sur la session de caisse du jour. Le paiement sera donc enregistré sur la session en cours, tout en restant associé au rendez-vous concerné.

1. Cliquez sur Nouvelle session (encadré en rouge)

2. Validez votre fond de caisse de la veille en cliquant sur Valider.

Comment gérer les dépôts et retraits d'espèces de ma caisse ?

Vous pouvez enregistrer tous les mouvements d'espèces de votre caisse afin de conserver un suivi précis de votre solde de caisse. Pour entrer les dépôts / retraits d'espèces, rendez-vous dans Caisse > Transaction > Suivi Espèces et sélectionnez le bouton adapté :

1. Dépôt espèces en caisse : lorsque votre fond de caisse n'est plus suffisant ou que vous ajoutez des espèces dans votre tiroir-caisse, cliquez sur Dépôt espèces en caisse puis renseignez le montant ajouté.
2. Remise espèces en banque : pour enregistrer un dépôt d'espèces en banque, cliquez sur Remise espèces en banque et saisissez le montant déposé. Vous pouvez également ajouter le numéro du bordereau de dépôt en commentaire, si besoin.
3. Retrait espèces exceptionnel : pour déclarer une sortie d'espèces de la caisse, cliquez sur Retrait espèces exceptionnel et indiquez le montant retiré. Vous pouvez compléter cette opération avec un commentaire, par exemple le numéro de facture ou le motif du retrait. Vous retrouverez ces informations dans "Détails session" en bas à gauche.

Comment enregistrer un dépôt de chèque en banque ?

 

La remise de chèques ne peut pas être saisie sur votre caisse car elles sont gérées séparément des mouvements d'espèces. Le suivi de caisse Planity est dédié aux opérations en espèces, comme les dépôts d'espèces, les retraits d'espèces ou les remises d'espèces en banque.

Toutefois, pour assurer le suivi de vos remises de chèques et de vos remises de chèques, nous vous recommandons de conserver les bordereaux de dépôt de chèques remis par votre banque. Ils pourront servir de justificatifs pour votre suivi comptable mensuel.

Comment corriger une erreur de saisie dans le suivi des espèces ?

Une erreur de saisie peut survenir lors de l’enregistrement d’un mouvement d’espèces, par exemple lors d’un dépôt espèces en caisse, d’une remise d’espèces en banque ou d’un retrait espèces exceptionnel.

Une fois un mouvement validé dans le Suivi espèces, il est conservé dans l’historique de votre caisse et ne peut pas être annulé ou modifié. Pour corriger une erreur tout en conservant la traçabilité des opérations, vous devez enregistrer une opération compensatoire.

Pour cela, rendez-vous dans Caisse > Transactions > Suivi espèces et enregistrez un nouveau mouvement permettant de compenser l’erreur initialement saisie.

Voici quelques exemples d’opérations compensatoires :

1. Le montant enregistré pour une remise d’espèces en banque est trop élevé

Si vous avez enregistré un montant supérieur au montant réellement remis en banque, cliquez sur Dépôt espèces en caisse et saisissez le montant correspondant à la différence.

Cette opération permet de réintégrer dans votre caisse la somme enregistrée en trop.

2. Un dépôt espèces en caisse a été enregistré à la place d’une remise d’espèces en banque

Si vous avez enregistré par erreur un Dépôt espèces en caisse alors que vous souhaitiez enregistrer une Remise espèces en banque, cliquez sur Retrait espèces exceptionnel et saisissez le montant du dépôt enregistré par erreur. 

Enregistrez ensuite la Remise espèces en banque avec le montant réellement déposé.

Comment fermer la caisse ?

Pour clôturer la caisse :

1. Cliquez sur Clôturer la session, entrez le montant présent dans votre caisse puis cliquez sur Valider. (encadré en rouge)

2. Entrez le montant présent dans votre caisse puis cliquez sur Valider.

3. Une fois votre session fermée, vous pouvez obtenir plus d'informations sur la session, notamment les commentaires laissés lors des dépôts / retraits d'espèces en cliquant sur "Détail session" en bas à gauche de votre écran. (encadré en rouge)

Pourquoi ai-je une régularisation sur mon Suivi espèces ?

Lors de la clôture de la caisse, le montant saisi est comparé au montant attendu par le logiciel, calculé à partir du fond de caisse en début de session et des encaissements en espèces réalisés pendant la journée.

Si un écart est constaté entre ces deux montants, une régularisation de caisse est automatiquement enregistrée sur la session afin de prendre en compte cette différence et de garantir un suivi fidèle de votre caisse.

Vous pouvez consulter le détail de cette régularisation à tout moment dans Caisse > Données comptables > Suivi espèces, où apparaissent l'ensemble des mouvements d'espèces et les éventuels écarts enregistrés lors de la clôture.

Puis-je rouvrir une session de caisse clôturée ?

🇫🇷 En France, il n’est légalement pas autorisé de rouvrir ou de modifier une session de caisse une fois celle-ci clôturée. La clôture permet en effet de garantir l’intégrité des données de caisse et d’assurer un suivi fiable des encaissements.

Si vous avez oublié d’encaisser un ticket lors d’une journée précédente, il n’est donc pas nécessaire de rouvrir la session concernée. Vous pouvez simplement procéder à l’encaissement du ticket depuis la session de caisse actuellement ouverte.

L’encaissement sera ainsi enregistré sur la session en cours, même si le rendez-vous ou la prestation concernée a eu lieu à une date antérieure.