🇧🇪 Factures électroniques en Belgique

Planity vous permet de générer des factures électroniques et de les transmettre à vos clients professionnels via le réseau Peppol, le réseau européen sécurisé dédié à l'échange de factures électroniques entre entreprises. 

Cet article vous explique comment générer une facture, paramétrer la facturation électronique pour votre établissement, consulter et rembourser vos factures. 

Comment générer une facture électronique ? 

Une fois un encaissement réalisé, depuis Planity Pro (ordinateur ou tablette) :

1. Cliquez sur Facture. 

2. Sélectionnez une entreprise cliente ou créez-en une nouvelle. 
   Si vous créez une nouvelle entreprise, renseignez : 
   • le nom de l'entreprise cliente ;
   • son numéro d'entreprise (BCE) ;
   • l'adresse e-mail de votre contact ; 
   • son numéro de téléphone (facultatif) ; 
   • son adresse de facturation.

3. Cliquez sur le bouton Générer facture. 

4. Une confirmation s'affiche une fois votre facture électronique générée et déposée sur le réseau Peppol. Elle sera ensuite automatiquement transmise à votre client. 
   Depuis cette fenêtre, vous pouvez également :
   • imprimer la facture ; 
   • l'envoyer par e-mail au contact de l'entreprise cliente ; 
   • la télécharger.

Comment paramétrer la facturation électronique ? 

L'activation se déroule en tois étapes, à réaliser dans l'ordre. Chaque étape se débloque automatiquement une fois la précédente terminée. 

Depuis un ordinateur, connectez-vous à Planity Pro, puis rendez-vous dans l'onglet Admin > Paramètres caisse > Facturation électronique.

Etape 1/3 : Renseignez votre numéro d'entreprise (BCE)

Le numéro d'entreprise (BCE) est le numéro d'identification officiel de votre entreprise en Belgique. Il est composé de 10 chiffres et figure sur vos documents officiels ou sur le site de la Banque-Carrefour des Entreprises.

1. Vérifiez le numéro pré-rempli ou saisissez votre numéro d'entreprise (BCE).
2. Cliquez sur le bouton Valider et continuer. 

Votre numéro BCE est maintenant enregistré. Vous pouvez passer à l'étape suivante.

Etape 2/3 : Enregistrez votre entreprise sur le réseau Peppol 

Pour gérer l'émission et l'acheminement de vos factures via le réseau Peppol, Planity s'appuie sur la plateforme Super PDP (plateforme agréée). Une inscription est nécessaire pour activer ce service. Elle n'est à effectuer qu'une seule fois. Pour vous inscrire : 

1. Cliquez sur le bouton Commencer mon inscription Super PDP. Vous serez alors redirigé vers l'interface Super PDP. 

2. Renseignez votre adresse email, acceptez les conditions générales, puis cliquez sur Valider.

3. Un code de vérification vous est envoyé par Super PDP à cette adresse e-mail. Saisissez ce code, puis cliquez sur Valider. Si vous ne recevez pas l'e-mail, pensez à vérifier votre dossier Courriers indésirables (spams).

4. Cochez la case Accord formel. Et dans la section Inscription annuaire, sélectionnez Je ne souhaite pas inscrire pour le moment d'adresse électronique de réception, puis cliquez sur Suivant.

5. Réalisez la vérification d'identité en scannant le QR code affiché avec votre téléphone ou en cliquant sur le bouton Lien direct.

6. Une fois votre identité vérifiée, cochez la case Autorisation. Vous autorisez ainsi Planity à transmettre les factures électroniques générées sur Planity via le réseau Peppol. Cliquez ensuite sur Autoriser. Vous serez alors automatiquement redirigé vers Planity pour finaliser l'activation.

Votre établissement est désormais enregistré sur Peppol via Super PDP. Vous pouvez passer à la dernière étape.

Étape 3/3 : Renseignez vos informations de facturation

Renseignez les informations qui figureront sur vos factures électroniques : les coordonnées du contact de facturation de votre établissement, les conditions de paiement et les mentions complémentaires.

1. Dans la section Contact de facturation, renseignez : 
   • une adresse e-mail (obligatoire) ;
   • un numéro de téléphone (facultatif).
2. Vous pouvez également compléter les champs suivants : 
   • Conditions de paiement des factures (facultatif) ; 
   • Autres informations (facultatif). 
3. Une fois les informations renseignées, cliquez sur le bouton Sauvegarder. 

La facturation électronique est désormais activée pour votre établissement. Une page récapitulative s'affiche alors. Elle regroupe :

• les informations de facturation que vous avez renseignées ;
• les informations légales récupérées automatiquement depuis le registre officiel belge des entreprises (raison légale et adresse du siège social). 

Comment consulter la liste de vos factures ?

1. Rendez-vous dans l'onglet Caisse > Transactions puis sur le sous-onglet Factures.

2. Vos factures sont ici affichées, avec pour chacune : 
   • le numéro de la facture ; 
   • la date d'envoi de la facture ; 
   • le nom de l'entreprise cliente ;
   • les statuts : 
     • le statut d'encaissement : "Encaissée" si la facture a été payée, "Annulée" si un remboursement a été effectué ; 
     • le statut Peppol : "Envoi en cours" si la facture est en cours de transmission, "Livrée" si elle a bien été reçue par votre client. "Echec de l'envoi" s'il y a eu un problème lors de la transmission de la facture à votre client ; 
   • le montant TTC de la facture ; 
   • un bouton Gérer qui vous permet de consulter le détail d'une facture ou la rembourser. 

Consulter le détail d'une facture 

1. Après avoir cliqué sur le bouton Gérer de la facture souhaitée, une fenêtre s'ouvre. Elle affiche les détails de la facture à gauche et un aperçu de la facture à droite.
2. Depuis cette fenêtre, vous pouvez également : 
   • imprimer la facture ; 
   • l'envoyer par e-mail au contact de l'entreprise cliente ; 
   • la télécharger ; 
   • accéder au ticket associé ; 
   • rembourser la facture. 

Rembourser une facture 

Depuis la fenêtre de détail de la facture :

1. Cliquez sur le bouton Rembourser la facture. 

2. Sélectionnez le motif de remboursement. 

3. Sélectionnez ensuite le moyen de remboursement, puis cliquez sur Rembourser. 

4. Une note de crédit est alors automatiquement générée et transmise à votre client via le réseau Peppol. Cela peut prendre quelques instants. Merci de patienter et de ne pas fermer la fenêtre avant la fin de l'opération.
5. Une fois le remboursement terminé, vous pouvez retrouver la note de crédit dans l'onglet Caisse > Transactions > Factures, avec le statut d'encaissement Note de crédit. 
   La facture remboursée reste affichée dans la liste et son statut d'encaissement est automatiquement mis à jour en Annulée.