Comment gérer le temps de présence des collaborateurs ?

Tutoriel vidéo 

Comment créer des horaires de présences personnalisés ?

Par défaut le temps de présence des collaborateurs est celui des horaires d'ouverture. Pour définir des horaires de présences personnalisées pour chaque collaborateur :

1. Vous pouvez préciser ses horaires en cliquant sur Horaires de présence en bas à gauche de votre page.

2. Les horaires de chacun des collaborateurs apparaissent sous leur nom. Cliquez alors sur les plages horaires du collaborateur que vous souhaitez modifier.

3. Une fenêtre apparaît alors, vous pouvez à présent cliquer sur "Horaires personnalisés" puis indiquer la plage de présence souhaitée (ici 9h30 - 15h00).

4. Validez les horaires personnalisés pour cette journée en cliquant sur le bouton vert à en haut à droite de votre fenêtre.

💡  Vous pouvez également définir des horaires de présence pour une collaboratrice en dehors des horaires d’ouverture de l’établissement. Dans ce cas, la prise de rendez-vous en ligne ne sera pas accessible sur ces créneaux. En revanche, son agenda restera ouvert afin de permettre une prise de rendez-vous manuelle, par téléphone ou directement en salon.

Exemple : la collaboratrice Alaïa est présente de 9h30 à 18h, tandis que l’établissement est fermé au public de 12h à 14h. Sur son agenda, vous pourrez distinguer cette plage horaire : le fond affiché derrière les rayures sera blanc, au lieu du fond gris habituel.

Comment créer une répétition des horaires ?

Les répétitions d'horaires personnalisés permettent de ne pas avoir à recréer plusieurs fois les mêmes horaires pour une période donnée. Par exemple, il se peut que vous ayez besoin de paramétrer des horaires exceptionnels à l'échelle d'une année ou d'un mois (pendant la période des fêtes par exemple). Pour répéter des horaires exceptionnels, voici la démarche à suivre :

1. Suivez les étapes vues précédemment pour accéder la fenêtre des horaires personnalisés (étapes 1 et 2)

    

2. Une fois sur la fenêtre des horaires personnalisés et vos horaires définis pour votre collaborateur (étape 3 du précédent tutoriel), cliquez sur "Répéter" (encadré en rouge)

3. Il vous est maintenant possible de paramétrer la répétition en sélectionnant la fréquence, les jours de répétition et la date de fin.
   Comment ça fonctionne ? Voici quelques exemples :
   1. Mon collaborateur, suite à un avenant à son contrat, ne travaille que les après-midi les mardis et les mercredis jusqu'à fin décembre. Voici comment je dois paramétrer l'outil :

       2. Mon collaborateur ne travaille pas 1 vendredi par mois, et ce, sans date de fin.

⚠️ Pour ce cas précis, vous devez paramétrer ces horaires sur le 1er vendredi non travaillé par le collaborateur. Par exemple, si c'est uniquement le 3em vendredi du mois, vous devez aller cliquer sur le 3em vendredi du mois, pour que ça soit répété tous les 3em vendredis du mois.

Voici comment je dois paramétrer l'outil :

Comment modifier ou supprimer des horaires personnalisés récurrents ?

Après validation, la répétition s’affiche sur la fenêtre sur la ligne "Répéter". Il est possible de la modifierou de la supprimer (encadrés en rouge).

Au moment de supprimer ou modifier la répétition, plusieurs options sont possibles :

1. Supprimer tous les événements futurs : Toutes les prochaines répétitions seront supprimées
2. Supprimer tous les événements : Toutes les répétitions passées et futures seront supprimées
3. Modifier juste cet événement : Les modifications seront appliquées uniquement pour la journée sélectionnée

Comment indiquer un jour non travaillé par un collaborateur ?

Il est possible d’indiquer lorsqu’un collaborateur ne travaille pas en cochant l’option Jour non travaillé. L’agenda du collaborateur devient gris et la prise de rendez-vous en ligne avec celui-ci est impossible.

Il est possible de "Répéter" un jour non travaillé, dans le cas où un collaborateur ne travaille pas sur plusieurs jours, ou à fréquence régulière. Voici quelques exemples :

1. Nous sommes aujourd'hui le 5 novembre, et le collaborateur ne travaille pas le mardi, mercredi, jeudi de cette semaine et de la semaine prochaine. J'ai donc sélectionné les jours en question, et j'ai sélectionné une date de fin, c'est à dire la fin de la semaine prochaine, le dimanche 17 novembre. À partir de cette date, le rythme habituel reprendra pour le collaborateur.

2. Mon collaborateur ne travaille jamais les vendredis 1 semaine sur 2. Je sélectionne le vendredi, je ne mets pas de date de fin de répétition, et je répète toutes les 2 semaines. Voici comment cela est paramétré sur l'outil :

Comment imprimer le planning de mes collaborateurs pour la semaine ?

1. Pour imprimer le planning de vos équipes, rendez-vous sur Agenda > Horaires de présence > Vue Semaine

   

    

2. Cliquez ensuite sur Imprimer le planning

   

    

3. Choisissez de l'imprimer depuis votre imprimante ou de l'enregistrer au format PDF. N'oubliez pas de confirmer votre action en bas.

Pour consulter les pointages ainsi que les heures de présence théoriques de vos collaborateurs, suivez le guide en cliquant sur l'article ci-dessous.

📄 - Comment retrouver l’historique de pointage de mes collaborateurs ?